Impaktin Toimittajasparraus auttoi Helsingin kaupunginkirjastoa uuden työn murroksessa

Helsingin kaupungin Kulttuuri ja Vapaa-ajan toimialaan kuuluvalla Helsingin alueen (HELMET) kirjastojen keskuslajittelijalla käsitellään päivässä noin 20 000 nidettä. Käsiteltävä aineisto koostuu muun muassa kirjoista, CD:stä, DVD:stä, lautapeleistä ja aikakausilehdistä. Tällä hetkellä aineisto saapuu kuormalaatikoissa, jotka lastataan lajittelukoneen alla kulkevaan rullakuljettimeen, joka syöttää kuormalaatikoita automaattisesti lajittelukoneen operoijalle.


Lajittelukoneen operoija poimii niteet laatikosta ja syöttää ne lajittelukoneeseen. Tyhjentynyt laatikko nostetaan lajittelukoneen yläpuolella olevalle rullakuljettimelle. Työ on fyysisesti hyvin kuormittavaa “liukuhihnatyötä”. Niteiden syöttö ja tyhjien laatikoiden nosto rullakuljettimelle halutaankin nyt automatisoida.


Valmiita ratkaisuja ei Helsingin kaupungin selvityksen perusteella ollut saatavilla, joten kokonaisuuteen liittyen on nyt tarkoitus käynnistää tuotekehitysprojekti, jossa innovatiivisena hankintana yhteiskehityksellä toimittajan kanssa toteutetaan juuri tilaan sopiva ratkaisu.


Kehitysvaiheeseen syytä prepata


Kehitysvaihe on tyypillisesti kaikkein tärkein ja kriittisin vaihe innovatiivisessa hankinnassa. Kappalepoiminta rajoitetussa tilassa ja tietyillä reunaehdoilla vaatii luovia ratkaisuja: Soveltuuko hihna-automaatio, robotti vai jokin hybridiratkaisu parhaiten?


Helsingin kaupunginkirjasto halusi varmistaa sekä kehitysvaiheen onnistumisen että innovatiivisten toimittajien osallistumisen tarjouskilpailuun varhaisella yhteiskehityssessiolla.


Toimittajien sparrauspäivä valmistaa kehitysvaiheeseen


Kirjastorobotiikan innovatiivisen hankinnan ja yhteiskehityksen valmisteluun järjestettiin sparrauspäivä Impaktin fasilitoimana viime joulukuussa. Tavoitteena oli, että sen jälkeen toimittaja ymmärtää oman ratkaisuehdotuksensa kehityskohteet ja pystyy rakentamaan realistisen aikajanan ratkaisunsa kehitykselle, mikäli tulee valituksi innovaatiokumppaniksi kehitysvaiheeseen.


Jokaiselle toimittajalle on varattiin sparrauspäivän aluksi yksityinen ratkaisun esittelytilaisuus, jonka tarkoituksena on perehdyttää mentorit heidän ehdottamaansa ratkaisuun. Näiden esittelytilaisuuksen jälkeen järjestetään kullekin toimittajalle kolme mentorointisessiota, joiden aikana mentorit kiertävät läpi kaikki toimittajat.


Päivän aikana toimittajien ymmärrys hankinnan tavoitteista ja vaatimuksista syvenee monesta eri lähtökohdasta katsottuna. Sparrauspäivän päätteeksi järjestetään vielä yhteinen kyselytunti ja neuvonta hankinnan jatkoon.



Toimittaja ja Tilaajat arvostavat fasilitoitua markkkinavuoropuhelua


Toimittajien näkökulmasta Sparrauspäivä on tuo kaivattua uutta hankintaan; “En keksi mitään muuta parannettavaa kuin korkeintaan oma valmistautuminen :)” Innovatiivisessa hankinnassa on erittäin hyödyllistä tarkentaa tarpeita, joita ei aina tule esille kirjallisista dokumenteista, sillä se auttaa ehdottomasti ehkäisemään väärinkäsityksiä.


Myös tiilaajan edustajat arvostivat sparrauspäivää. Työskentely toimi hyvin myös näin korona-aikaan etänä, keskustelu oli laadukasta palvelumuotoilun ja ammattitaitoisen ohjelmasuunnittelun avulla. Fasilitoinnin avulla saatiin laveammin tietoa toimittajista ja heidän kiinnostusten kohteista kuin perinteisillä tavoilla.


Kirjastoautomatiikkaa koskeva tarjouspyyntö tullaan julkaisemaan Hilmassa keväällä 2021.


Kiinnostuitko? Kerromme mielellämme lisää Toimittajien Sparraus-palvelusta: https://www.impakt.fi/palvelut


Katja Häkkinen, katja.hakkinen@impakt.fi mob. 040 517 4657