Puhuttaessa innovatiivisten julkisten hankintojen vähyydestä, huomio kiinnittyy hankintoihin valmistautumiseen ja taustatyöhön. Impakt haastatteli Ulla Juhankoa Helsingin kaupungilta, jotta saadaan parempi kuva mitä innovatiiviseen palveluhankintaan valmistautuminen vaatii. Juhanko koordinoi helsinkiläisille työttömille työnhakijoille räätälöidyn valmennuspalvelun innovatiivista hankintaa. Räätälöidyn valmennuspalvelun hankinta on ensimmäinen puhtaasti asiakastyöhön suunnattu innovatiivinen hankinta Helsingin kaupungilla. Kohderyhmänä on erityisesti pitkään työttömänä olleet henkilöt. Aikaisemmat innovatiiviset hankinnat ovat koskeneet pääsääntöisesti teknisten järjestelmien tai sovellusten hankintaa.
Hankintaa suunniteltiin vuosi ennen kilpailutuksen käynnistämistä. Nyt ollaan jo loppusuoralla, sillä palvelun yhteiskehittämisen vaihe (6 kk) vaihtuu palvelun tuotantovaiheeseen kesäkuussa.
”Ennen työpajoja (Impaktin mukaantuloa) puntaroitiin, että jos homma hoidetaan normaalilla kilpailutuksella, niin voidaanko oikeasti ratkaista ne ongelmat, mitä tässä lähdetään ratkaisemaan?”, kertoo Ulla Juhanko.
Juhanko edustaa Elinkeino-osaston työvoima ja maahanmuutto -yksikön sisäinen tuki ja kehittäminen tiimiä, jonka tehtävänä on tukea työllisyyden kuntakokeilun palvelukokonaisuuksia asiakastyössä. Valmistelussaan Juhanko perehtyi organisaation vanhoihin vastaaviin hankintoihin ja haastatteli kattavasti sidosryhmiä.
”Luin ensimmäisen kerran innovatiivista hankinnoista Tekesin oppaasta, ja oli kuin lamppu olisi syttynyt. Innovatiivinen hankinta on hyvin lähellä omaa ajatus- ja kehittämisorientaatiota. Vanhat menetelmät ja toteutustavat olivat haastatteluiden mukaan osoittautuneet huonoiksi vaihtoehdoiksi, ja heräsi idea, että kannattaisiko tässä miettiä jotain muuta.”
Valmennuspalvelua lähdettiin toteuttamaan innovaatiokumppanuus-hankintamenettelyllä ja Impaktin asiantuntijat tulivat mukaan keväällä 2020 fasilitoimaan valmistelu- ja kehitysvaiheita. Edellisistä hankkeista ja hankinnoista saaduilla tiedoilla sekä eri sidosryhmien haastatteluilla oli suuri merkitys innovatiivisen hankintamenettelyn valinnassa.
”Pitkältä ja vaikealta tieltähän se näytti, kun kyse oli ensimmäisestä asiakastyön innovatiivisesta hankinnasta, mutta haastattelujen perusteella näytti siltä, että avoin tarjouskilpailu ei toisi haluamiamme tuloksia.” Juhanko toteaa.
Muutosvastarintaa oli - kuten usein on suurissa organisaatioissa. Sitä lähdettiin taklaamaan heti viestinnän ja yhteisten työpajojen muodossa hankinnan valmistelevan joukon kanssa. ”Minulle innovatiivisen hankinnan ytimessä on myös oman toiminnan kriittinen tarkastelu ja kehittäminen.” Juhanko sanoo ja toteaa että kehittäminen tulee hänelle luonnostaan. Ilman vastustusta ensimmäinen innovatiivinen hankinta ei ole edennyt. ”Alkuun sain palautetta, että miksi taas yhtä ja samaa hankintaan, miksei vain rekrytoida työntekijöitä?” Hankintamenettely koettiin hankalammaksi, mistä syystä viestintään ja valittujen menetelmien esittelyyn varattiin hyvin aikaa. Myös oman työn kehittäminen tuli joillekin yllätyksenä, mikä on sinällään innovatiivisen hankinnan ytimessä.
Impaktin mukanaolo auttoi, sillä on helpompaa kehittää uutta ulkoisen kumppanin kanssa kuin täysin omaehtoisesti. Sisäisesti voidaan ajautua samoille urille, tekemään töitä kuten ennenkin, eikä silloin välttämättä synny paljon uutta. Ulkoiset kumppanit ovat tottuneet erilaiseen työkulttuuriin, mikä pakottaa pohtimaan ja tekemäänkin hommia totutusta eri tavalla. Ulkoiset kumppanit voivat kysyä myös niitä tärkeitä, vaikkakin vaikeita kysymyksiä, joita organisaatio ei ehkä itse osaa tai uskalla kysyä. Tämä artikkeli on osa Räätälöidyn valmennuspalvelun asiakastarinaa. Julkaisemme seuraavaksi artikkelin hankinnan valmistelusta ja sen kulusta. Voit halutessasi liittyä uutiskirjetilaajaksemme, jolloin saat artikkelin ensimmäisten joukossa luettavaksi.